Thuiswerkers werken beter aan hun informatiehuishouding
Sinds het begin van de coronacrisis lijken we bewuster om te gaan met het veilig en duurzaam bewaren van informatie. Dat zegt Doc-Direkt, dienstverlener van het Rijk op het gebied van informatiehuishouding.
Sinds half maart staat de telefoon niet stil bij Doc-Direkt. De departementen die gebruik maken van het Document Management Systeem Digidoc komen met allerlei vragen, van groot tot klein. Het gaat dan bijvoorbeeld over het juist opslaan van e-mails of verslagen van online meetings. Ook is er veel interesse in de toepassing van de digitale handtekening, de uitbreiding van de parafeerlijn en de applicatie Zoek & Vind.
‘Het thuiswerken lijkt ons bewuster te maken van een goede informatiehuishouding. Dat zien we terug in het aantal vragen over het werken in Digidoc, maar ook in de vraag naar extra functionaliteiten’, vertelt Sanneke Kooijman, manager gebruikersondersteuning bij Doc-Direkt.
'Het is belangrijk om aandacht te besteden aan het veiligstellen van relevante informatie. Zo kunnen we op afstand goed met elkaar blijven werken en blijft informatie duurzaam toegankelijk voor collega’s, voor de samenleving en voor de generaties na ons.'
De feiten en cijfers op een rij
Sinds de start van de coronacrisis produceerden de drie Digidoc-departementen (BZK, Fin, SZW) samen ruim 96.262 documenten meer dan 600 nieuwe dossiers aangemaakt. Het aantal vragen over het werken in Digidoc is sinds het verplicht thuiswerken toegenomen met 10 tot 25%.
Ook is veel interesse voor de digitale handtekening en de uitbreiding van de parafeerlijn in Digidoc. Het aantal vragen steeg met meer dan 50% ten opzichte van voor de crisis. ‘Dit laat zien hoe belangrijk het is om de voortgang van beleidsprocessen in deze periode te waarborgen’, vertelt Sanneke Kooijman.
Het gebruik van de applicatie Zoek & Vind geeft aan dat het aantal zoekvragen over Covid-19 toeneemt. Juist de informatie over dit onderwerp en de bijbehorende kabinetsmaatregelen moeten immers duurzaam bewaard blijven en vindbaar zijn. ‘Kortom, we lijken de laatste tijd intensiever en bewuster om te gaan met informatiehuishouding’, zegt Sanneke Kooijman.
Informatie veilig en duurzaam toegankelijk
CIO Rijk benadrukt de laatste tijd aan alle departementen dat het belangrijk is om aandacht te besteden aan het veiligstellen van relevante informatie. Die boodschap lijkt goed overgekomen te zijn. Zo kunnen we op afstand met elkaar door blijven werken en blijft belangrijke informatie duurzaam toegankelijk voor collega’s, voor de samenleving en voor de generaties na ons.
Kijk op www.informatieThuishouding.nl voor meer informatie over dit onderwerp. Op deze pagina vind je onder meer de belangrijkste richtlijnen, veelgestelde vragen, animaties en een serie interviews met rijksambtenaren.