Informatiehuishouding is het geheel aan regels, structuren, processen en voorzieningen gericht op het gebruik en het beheer van informatie. Denk aan het creëren, opslaan, ordenen, bewaren, ontsluiten, verstrekken en vernietigen van informatie.
Wat is informatiehuishouding?
De digitale informatiehuishouding omvat de opslag, het beheer en de verstrekking van gegevens binnen een organisatie. Deze gegevens kunnen variëren van brieven en e-mails tot foto’s, video’s, illustraties en zelfs een gescand bierviltje met afspraken. Het is essentieel dat de informatiehuishouding van een organisatie adequaat en professioneel is ingericht. Als dit het geval is, zijn alle documenten op het juiste moment in een bepaald werkproces, voor de juiste functionaris, in de juiste vorm beschikbaar.
Informatiehuishouding. Zo noemen we de opslag, het beheer en de verstrekking van gegevens binnen een organisatie.
En die moet op orde zijn.
Zodat iedereen er snel bij kan.
En om de totstandkoming van besluiten te kunnen verantwoorden.
Helaas krijgt de Rijksdienst dit nog niet altijd voor elkaar.
Hoe dat komt?
Vier redenen:
1. We hebben er te veel op vertrouwd dat alle 120.000 Rijksmedewerkers zelf informatie op orde zouden krijgen en houden. We missen de informatieprofessionals!
2.Door de digitalisering is de hoeveelheid informatie exponentieel gegroeid. En er is te weinig vernietigd.
3. Veel IT- of informatiesystemen sluiten niet op elkaar en de dagelijkse werkpraktijk aan.
4. Er is te weinig sturing op - en naleving van - informatiehuishouding.
Om de informatiehuishouding van het Rijk te verbeteren, is het dus belangrijk dat je voor jouw organisatie deze vier lijnen naloopt:
1. Professionele informatiebeheerders zijn hard nodig. En àlle medewerkers moeten weten wat goede informatiehuishouding betekent in hun dagelijkse werk.
2. Volume en de aard van informatie moeten ook in jouw organisatie in kaart worden gebracht. Wat heb je in huis?
3. Er moeten betere en gebruiksvriendelijkere informatiesystemen komen.
4. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor informatiebeheer moet je samen vaststellen. Stuur daar ook op.
Pas dan werk je écht aan een samenhangende aanpak!
Kijk voor meer informatie op: www.open-overheid.nl
Waarom is informatiehuishouding belangrijk?
In de samenleving en bij het Rijk zelf groeit de behoefte aan gerichte informatie en transparantie. Zo is het aantal Woo-verzoeken de afgelopen jaren toegenomen. Het kost departementen veel moeite om die Woo-verzoeken snel en goed te beantwoorden. Het blijkt niet eenvoudig om de juiste informatie boven tafel te krijgen. Deze zit verstopt in een grote hoeveelheid bronnen zoals afdelingsschijven, documentmanagementsystemen (DMS), de samenwerkruimtes en e-mails.
E-mail is vaak ook nog lastig terug te halen, bijvoorbeeld omdat de mailbox bij het vertrek van een collega niet standaard wordt gearchiveerd. Op een snelle en efficiente manier over de juiste informatie te kunnen beschikken is uiteraard ook van groot belang voor interne processen van het Rijk, zoals bedrijfsvoering en het maken van beleid.
Verbetering informatiehuishouding Rijk is integraal opgenomen in Strategische I-agenda Rijksdienst, niet onbelangrijk gezien de alsmaar verdergaande digitalisering van de overheid en de samenleving.