Stappenplan Implementatie actieve openbaarmaking vanuit de Woo
Instrument | 22-01-2021
Voor rijksorganisaties
Actieve openbaarmaking houdt in dat de overheid informatie uit eigen beweging publiceert en voor iedereen toegankelijk maakt. Op dit moment maken rijksorganisaties beslisnota’s over wetgeving en beleidsvorming actief openbaar. In 2022 volgen beslisnota’s over nog een viertal onderwerpen. Ook is op 1 mei 2022 de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Deze wet verplicht het actief openbaar maken van 17 categorieën van informatie. Daarnaast hebben rijksorganisaties volgens de Woo een inspanningsverplichting om nog meer informatie actief openbaar te maken. RDDI ondersteunt rijksorganisaties bij deze transitie en heeft daarvoor diverse instrumenten ontwikkeld, waaronder de Handreiking Actief openbaar maken doe je zo.
Op deze pagina vind je een stappenplan om de actieve openbaarmaking vanuit de Wet open overheid voor te bereiden en te implementeren.
Stappenplan Actieve openbaarmaking
Om de vertaalslag naar de praktijk zo gemakkelijk mogelijk te maken, zijn er op deze pagina tips verzameld bij elke stap. Deze tips komen voort uit pilots uitgevoerd door RDDI en verschillende rijksorganisaties. De pilots vonden plaats voordat de Wet open overheid in werking trad, daarom wordt nog gesproken van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).
Stap 0: Terreinverkenning
Breng in beeld waar je organisatie staat op het gebied van actieve openbaarmaking. Door te inventariseren:
Welke informatie moet actief openbaar worden gemaakt in kader van het voorstel Wet open overheid (Woo) en andere wetgeving?
Welke informatie wordt er op dit moment al actief openbaar gemaakt?
Welke andere informatie leent zich voor openbaarmaking? Bijvoorbeeld informatie waar regelmatig een Woo-verzoek naar wordt gedaan of informatie over thema’s waar veel maatschappelijke belangstelling voor bestaat.
Stap 1: Stel de ambitie vast
Bepaal als organisatie de ambitie op het gebied van openbaarheid. Een heldere ambitie geeft richting aan de implementatie en zorgt ervoor dat alle relevante (interne) stakeholders hetzelfde beeld hebben bij het implementatietraject. De ambitie kan zich beperken tot de verplichte categorieën van de Woo, maar wordt bij voorkeur ruimer geformuleerd, om daarmee te voldoen aan de inspanningsverplichting. Daarnaast kan worden besloten om in combinatie met actieve openbaarmaking nog meer doelen te stellen, bijvoorbeeld andere initiatieven in het kader van Open op Orde. Over het vaststellen van de ambitie is meer informatie te vinden in Handreiking Actief openbaar maken doe je zo!
De Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed (RCE) zit in een traject om WABO-adviezen actief openbaar te maken. WABO-adviezen worden gegeven als er een aanvraag wordt ingediend voor het verbouwen van een monument. Dit traject kwam tot stand doordat er vanuit OCW een verkenning is gedaan naar de mogelijkheden om via ‘open by design’ meer informatie actief openbaar te maken. De RCE kon hier op aansluiten met de concrete casus van de WABO-adviezen. OCW kon aan de hand van deze concrete casus de kennis over ‘open by design’ verdiepen en de RCE kon de ambitie realiseren.
Zorg ervoor dat een ambitie op een hoog niveau wordt vastgesteld, zoals de Bestuursraad. Het is aan te raden om het vraagstuk in een aantal gesprekken met de ambtelijke top te agenderen. Hierbij kun je ook gebruik maken van de druk vanuit maatschappelijke organisaties of ontwikkelingen in de samenleving. Bij de Algemene Rekenkamer (AR) is transparantie een belangrijk onderdeel van de strategie, wat ook betekent dat de AR zelf zo transparant als mogelijk probeert te zijn. De motivatie van hun President is een belangrijke factor om meer onderzoek te doen naar open data binnen het Rijk.
Sinds 2017 publiceert Directie regie migratieketen migratiedata op het open data platform. De leidinggevende van het analyseteam was hierbij de drijvende kracht. Om de rest van zijn organisatie en ketenpartners te overtuigen van het belang van open data, heeft hij veel gesprekken gevoerd. Een belangrijk hulpmiddel bij deze gesprekken, was een whitepaper waarin helder zijn visie stond beschreven en ook mogelijke problemen werden benoemd.
Stap 2: Onderzoek impact die de implementatie gaat hebben op je organisatie
Om een passende aanpak te kiezen, is het belangrijk om de impact van de implementatie in kaart te brengen. Stel, je maakt informatie actief openbaar volgens de ambitie die je in de vorige stap hebt vastgesteld. Hoe zien je werkprocessen en systemen er dan uit? Wat moeten medewerkers weten en kunnen? En welke organisatiecultuur geeft vorm aan je ambitie? Onderzoek vervolgens de huidige situatie en bepaal wat de impact is van de beoogde verandering. Als hulpmiddel bij het in kaart brengen van de werkprocessen en systemen die van belang zijn bij het openbaar maken van informatie heeft RDDI een inventarisatiesheet ontwikkeld. Op basis van een ingevulde sheet wordt duidelijk wat er nog gedaan moet worden (gap) om tot de gewenste wijze van implementatie te komen.
Stap 3: Bepaal de aanpak om tot de implementatie te komen
Op basis van de ambitie en de benodigde verandering kan vervolgens een strategie worden gekozen om die verandering tot stand te brengen. Zo vraagt het openbaar maken van enkele informatiecategorieën om een andere aanpak dan het actief openbaar maken van veel verschillende soorten overheidsinformatie.
Directie regie migratieketen publiceert o.a. informatie over asielaanvragen en beslissingen met onderverdeling in nationaliteiten. Migratiedata kunnen politiek gevoelig liggen en in eerste instantie was er terughoudendheid om ze openbaar te maken. In 2017 werd er begonnen aan een verdieping van migratiecijfers, die al jaarlijks gedeeld werden met de Tweede Kamer. Door deze bekende jaarcijfers als basis te gebruiken en te verdiepen met maanden en nationaliteiten was de politieke lading beperkt en was het een kleine stap om nieuwe data te verzamelen. Na de initiële implementatie was het uitbreiden met meer informatie vrij eenvouding.
Stap 4: Richt een programma of project in
Op basis van de impactanalyse kan een rijksorganisatie inschatten wat nodig is om een programma of project in te richten. Het gaat hier om (de organisatie van) het team dat verantwoordelijk is voor de implementatie van actieve openbaarheid bij de organisatie. Denk hierbij niet alleen aan specialisten op het gebied van het aanpassen van systemen en werkprocessen, maar ook aan experts die kunnen zorgen voor heldere en tijdige communicatie en mogelijk een gedragsveranderingstraject onder leidinggevenden en medewerkers.
Voor de implementatie van actieve openbaarmaking van WABO-adviezen maakt de RCE gebruik van een multidisciplinair team onder leiding van een procesbegeleider. Het multidisciplinaire karakter zorgt ervoor dat in elke fase van het traject de verschillende invalshoeken (beleid, communicatie, juridische zaken, ICT) worden meegenomen en aan de randvoorwaarden wordt voldaan. De procesbegeleider zorgt voor de balans tussen deze inzichten en de focus te houden op het eindresultaat. De proceseigenaar zorgt voor draagvlak en geeft richting aan de acties.
Het idee om te werken met open verkeersinformatie is sinds 2017 een ambitie bij CBS. In 2020 wordt deze ambitie gerealiseerd met de OV-monitor waarin reisbewegingen binnen Nederland zichtbaar zijn. De OV-monitor is ontwikkeld in samenwerking met TransLink, DOVA, I&W, RWS en andere partners. Om met zoveel partijen tot overeenstemming te komen, zijn op verschillende niveaus afspraken gemaakt. Eerst werd er op bestuurlijk niveau overeenstemming bereikt over de doelen en ambitie in het Nationaal Openbaar Vervoer Beraad (NOVB). Daarna konden adviseurs en projectleiders in onderlinge samenwerking de ambitie omzetten naar concrete producten, die zowel voor TransLink als voor CBS gebruikt kunnen worden om aan een informatiebehoefte te voldoen. Hiervoor werd in een aantal sessies het volgende besproken: welke informatie al beschikbaar is, welke vragen er over deze informatie kunnen worden gesteld en welke overeenkomst nodig is om het delen van data te realiseren.
De afhandeling van omvangrijke Wob-verzoeken levert een aanzienlijke werklast op voor de organisatie. Een groot deel van deze werklast heeft betrekking op het toetsen van honderden of soms duizenden e-mails op de aanwezigheid van de uitzonderingsgronden van de Wob. Als reactie hierop is een experiment gestart bij het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) rond het thema ‘positieflijst dierhouderij’. De positieflijst dierhouderij bepaalt welke dieren in Nederland als huisdier mogen worden gehouden. Over dit thema zijn de afgelopen jaren veel Wob-verzoeken ingediend. Bij het experiment is de afspraak gemaakt om géén inhoudelijke discussies via de mail te laten voeren, maar in een gemeenschappelijke samenwerkingsruimte. Voordeel hierbij is dat alle documenten en de discussie in eenzelfde ruimte gevoerd worden en later – bij een eventueel toekomstig Wob-verzoek - eenvoudig vindbaar zijn.
Stap 5: Voorbereiden aansluiting op PLOOI
PLOOI is het online platform waarop overheidsorganisaties hun informatie (tekstbestanden, beeldmateriaal, audio-en videobestanden) actief openbaar gaan maken vanaf een nog vast te stellen datum. Op dit moment gebeurt dit nog via rijksoverheid.nl. PLOOI kan grotere hoeveelheden informatie over langere tijd goed vindbaar maken voor een breed publiek.
Eind 2021 is een eerste, 0.1.1 alpha, versie opgeleverd van de specificatie voor de aanlever-API van PLOOI. De komende maanden zal meer duidelijk worden over de aansluitvoorwaarden en aansluitstrategie. Informatie hierover wordt op de website van PLOOI beschikbaar gesteld. Organisaties kunnen hun aansluittraject op basis hiervan bepalen.
Stap 6: Bereid je medewerkers voor op wat er gaat veranderen
Het succes van actieve openbaarheid wordt voor een belangrijk deel bepaald door de houding en het gedrag van de mensen in de organisatie. Het is belangrijk dat medewerkers zich veilig voelen wanneer meer informatie openbaar wordt, en gesteund worden bij (angst voor) negatieve bijeffecten. Het zijn tenslotte de medewerkers die invulling geven aan actieve openbaarheid door hun informatie te ontsluiten. Zij moeten bij de creatie van informatie al rekening houden met eventuele openbaarmaking op een later moment.
RDDI biedt via RADIO e-learnings actieve openbaarmaking aan voor medewerkers en leidinggevenden. Deze e-learnings gaan in op wat actief openbaar gemaakt wordt, waarom dit gebeurt, en wat de rol van medewerker en leidingevende is in dit proces
Het ministerie van Financiën heeft de verplichting om de overheidsfinanciën, zoals de rijksbegroting en het financieel jaarverslag, openbaar te maken. De overheidsfinanciën bestaan uit een grote verscheidenheid aan cijfers die afkomstig zijn van de financiële afdelingen van verschillende rijksorganisaties. Om deze verschillende partijen mee te laten werken aan het openbaar maken van de cijfers, wordt geprobeerd om het aanleveren zo gemakkelijk mogelijk te maken. Uitvragen in het begrotingsproces worden bijvoorbeeld gezamenlijk in samenwerkingssysteem gevoerd. Een deel van de data die een medewerker moet aanleveren, kan daardoor automatisch worden ingevuld. Hiermee kom je de medewerker al voor een groot deel tegemoet.
Stap 7: Richt de monitoring en rapportage in
Om te borgen dat ook na afronding van het project op duurzame wijze invulling wordt gegeven aan actieve openbaarmaking, is het goed om tijdig aandacht te besteden aan gedegen monitoring en rapportage. De Handreiking Actief openbaar maken doe je zo! geeft hier meer uitleg over.
Om het gebruik van data binnen de organisatie te verbeteren maakt de Algemene Rekenkamer (AR) gebruik van het Octopusmodel. In dit model vormen de 8 medewerkers van de Data Hub het hoofd van de octopus. Zij hebben de verantwoordelijkheid om alle verschillende data-activiteiten te stroomlijnen en voeren gespecialiseerde datawerkzaamheden uit. Binnen de AR zijn daarnaast onderzoekers aangewezen die enige affiniteit met data hebben. Zij dienen als een soort tentakel binnen de rest van de organisatie om datavraagstukken op te halen en op de agenda te houden. Door hen on-the-job trainingen en een buddysysteem aan te bieden, wordt ervoor gezorgd dat de kennis over werken met data verspreid wordt. Elk kwartaal vindt er een reflectiemoment plaats, om zo de zorgen en kansen uit de praktijk op te halen. Om dit Octopusmodel effectief in te zetten, vindt er geregeld een gesprek plaats tussen het hoofd en de directie van de onderzoekers. Hierin wordt het belang van data benadrukt en wordt ervoor gezorgd dat de onderzoekers tijd vrij kunnen maken om met data te werken en om deze – waar mogelijk – te kunnen ontsluiten.
Stap 8: Pas de systemen en werkprocessen aan
Na al deze stappen doorlopen te hebben, heb je alles in huis om de actieve openbaarmaking op een goede manier uit te voeren. Hierna is het zaak om de systemen en werkprocessen daadwerkelijk aan te passen aan de nieuwe situatie. Dit betreft zowel het ontwikkelen van de technische mogelijkheden als het opstellen en integreren van protocollen binnen de organisatie. Lees meer hierover in de Handreiking Actief openbaar maken doe je zo!
De gegevens voor de overheidsfinanciën die het ministerie van Financiën publiceert, zijn afkomstig van een grote verscheidenheid aan bronnen en organisaties. Als deze cijfers zonder context worden gepubliceerd, zijn ze te onduidelijk en onvolledig om er daadwerkelijk mee aan de slag te gaan. Met behulp van doorklikbare taartdiagrammen wordt op www.rijksfinancien.nl de verhouding tussen de cijfers visueel gemaakt.
Bij het opstellen van een document zijn vaak verschillende afdelingen betrokken. Het is daarom belangrijk om afstemming te krijgen tussen de systemen en werkprocessen van verschillende organisaties. De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) maakt voor het verbinden van verschillende datastromen gebruik van een centraal gecoördineerd gegevenswoordenboek (lexicon). Hierin staat beschreven wat er onder een bepaald gegeven wordt verstaan en aan welke kwaliteit moet worden voldaan om de data bruikbaar te maken in het gegevensmagazijn.
De gasbevingen in Groningen hebben geleid tot grote maatschappelijke onrust. Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) heeft op verzoek van de provincie Groningen en de Tweede Kamer een Dashboard gasbevingen Groningen ontwikkeld. Hierop wordt een helder overzicht gegeven van beschikbare informatie over bijvoorbeeld het aantal gasbevingen, de gaswinning in de tijd en de voortgang van de schade-afhandeling. De data worden geactualiseerd op basis van automatische koppelingen met open data van NLOG (een website van TNO met informatie over energie en delfstoffen in Nederland), KNMI, NCG en IMG. Door de informatie te presenteren als dashboard is het mogelijk informatie modulair toe te voegen, zodra een nieuwe koppeling is gerealiseerd. Lees meer over het dashboard bij het RDDI nieuws.
