Samen slim opslaan: de toolkit voor een sterke informatiehuishouding
Met jouw team werken aan informatiehuishouding? RDDI ontwikkelde samen met gedragsbureau Duwtje een toolkit voor je. Deze toolkit helpt jou en je team om in 3 sessies je informatiehuishouding te versterken.
Hoi! Goed dat je kijkt.
Ik ben Loes en met deze korte video nodig ik je uit om met jouw team aan de slag te gaan voor een open overheid.
Dat klinkt natuurlijk wat droog, maar het is wel belangrijk. Je herinnert je vast deze krantenkoppen nog. Daar willen we verbetering in brengen. Zo wordt er alvast hard gewerkt aan een gebruiksvriendelijker documentatiesysteem.
Maar we kunnen het niet zonder jou. Door documenten goed op te slaan, draag je met jouw team bij aan een overheid die open en transparant is. Je zorgt er namelijk voor dat documenten goed bewaard blijven en eenvoudig terug te vinden zijn. Hierdoor kunnen ze gemakkelijker openbaar worden gemaakt. Zo herstellen we samen niet alleen het functioneren van de overheid, maar ook het vertrouwen.
Maar dat is niet de enige reden om je documenten goed op te slaan. Je kan ook je collega's helpen. Je maakt het ze namelijk een stuk makkelijker om goed samen te werken, als jouw documenten goed vindbaar zijn.
Misschien voelt het als een extra taak op je bordje die waarschijnlijk al behoorlijk vol is. Dat snap ik. Je staat er dan ook niet alleen voor. We hebben hard gewerkt om materialen te ontwikkelen waarmee jij en je team zonder voorbereiding aan de slag kunnen gaan.
Doe je mee? Dan ontvang je deze materialen en kun je aan de slag waar en wanneer je wilt. In totaal doorloop je met je team drie sessies van een uur, waarin je samen een werkwijze bepaalt om jullie informatie goed op te slaan. Het enige wat jij hoeft te doen is deze sessies in te plannen en je team uit te nodigen. Een maand tussen de sessies werktmeestal het best.
Mocht je nou liever online samenwerken met je team? Dat kan. Alle materialen zijn ook digitaal beschikbaar via de link in de e-mail.
Hopelijk zien we elkaar weer tijdens de eerste sessie, waarin ik jou en je team kort vertel wat precies de bedoeling is.
Fijne dag!
Door documenten goed (vindbaar) op te slaan draag je jouw steentje bij aan een overheid die open en transparant is. Als documenten op de goede manier en op de juiste plek zijn opgeslagen, kan je namelijk snel de juiste informatie delen wanneer hiernaar gevraagd wordt. Ook maak je het je collega’s makkelijker om met jou samen te werken als je documenten goed vindbaar zijn.
3 sessies, 3 werkbladen
De toolkit bevat 3 werkbladen. Deze doorloop je samen met je team in 3 sessies van ongeveer een uur. Deze kun je inplannen tijdens regulier teamoverleg of in een aparte sessie. Idealiter zit er een maand tussen de sessies, zodat je in de tussentijd de nieuwe werkwijze toe kan passen en eigen kan maken. Hiervoor hoef je niets voor te bereiden. Je nodigt je team uit, neemt de toolkit mee naar de sessie en je kunt van start. Elke sessie start namelijk met een korte instructievideo zodat jullie weten wat je te doen staat.
Extra instrumenten
Naast de werkbladen vind je in de toolkit onder meer een beslisboom over hoe om te gaan met weerstand, een knelpuntenbox, de 5 geboden voor goed opslaan en een algemeen informatieblad.