Samen slim opslaan: de toolkit voor een sterke informatiehuishouding
Met jouw team werken aan informatiehuishouding? RDDI ontwikkelde samen met gedragsbureau Duwtje een toolkit voor je. Deze toolkit helpt jou en je team om in 3 sessies je informatiehuishouding te versterken.
Hoi! Goed dat je kijkt.
Ik ben Loes en met deze korte video nodig ik je uit om met jouw team aan de slag te gaan voor een open overheid.
Dat klinkt natuurlijk wat droog, maar het is wel belangrijk. Je herinnert je vast deze krantenkoppen nog. Daar willen we verbetering in brengen. Zo wordt er alvast hard gewerkt aan een gebruiksvriendelijker documentatiesysteem.
Maar we kunnen het niet zonder jou. Door documenten goed op te slaan, draag je met jouw team bij aan een overheid die open en transparant is. Je zorgt er namelijk voor dat documenten goed bewaard blijven en eenvoudig terug te vinden zijn. Hierdoor kunnen ze gemakkelijker openbaar worden gemaakt. Zo herstellen we samen niet alleen het functioneren van de overheid, maar ook het vertrouwen.
Maar dat is niet de enige reden om je documenten goed op te slaan. Je kan ook je collega's helpen. Je maakt het ze namelijk een stuk makkelijker om goed samen te werken, als jouw documenten goed vindbaar zijn.
Misschien voelt het als een extra taak op je bordje die waarschijnlijk al behoorlijk vol is. Dat snap ik. Je staat er dan ook niet alleen voor. We hebben hard gewerkt om materialen te ontwikkelen waarmee jij en je team zonder voorbereiding aan de slag kunnen gaan.
Doe je mee? Dan ontvang je deze materialen en kun je aan de slag waar en wanneer je wilt. In totaal doorloop je met je team drie sessies van een uur, waarin je samen een werkwijze bepaalt om jullie informatie goed op te slaan. Het enige wat jij hoeft te doen is deze sessies in te plannen en je team uit te nodigen. Een maand tussen de sessies werktmeestal het best.
Mocht je nou liever online samenwerken met je team? Dat kan. Alle materialen zijn ook digitaal beschikbaar via de link in de e-mail.
Hopelijk zien we elkaar weer tijdens de eerste sessie, waarin ik jou en je team kort vertel wat precies de bedoeling is.
Fijne dag!
Door documenten goed (vindbaar) op te slaan draag je jouw steentje bij aan een overheid die open en transparant is. Als documenten op de goede manier en op de juiste plek zijn opgeslagen, kan je namelijk snel de juiste informatie delen wanneer hiernaar gevraagd wordt. Ook maak je het je collega’s makkelijker om met jou samen te werken als je documenten goed vindbaar zijn.
3 sessies, 3 werkbladen
De toolkit bevat 3 werkbladen. Deze doorloop je samen met je team in 3 sessies van ongeveer een uur. Deze kun je inplannen tijdens regulier teamoverleg of in een aparte sessie. Idealiter zit er een maand tussen de sessies, zodat je in de tussentijd de nieuwe werkwijze toe kan passen en eigen kan maken. Hiervoor hoef je niets voor te bereiden. Je nodigt je team uit, neemt de toolkit mee naar de sessie en je kunt van start. Elke sessie start namelijk met een korte instructievideo zodat jullie weten wat je te doen staat.
Extra instrumenten
Naast de werkbladen vind je in de toolkit onder meer een beslisboom over hoe om te gaan met weerstand, een knelpuntenbox, de 5 geboden voor goed opslaan en een algemeen informatieblad. Hieronder kun je de toolkit downloaden.
Elke sessie begint met een instructievideo. Die kun je hieronder bekijken.
Introductievideo 1e sessie
Hai team, ik ben Loes en in deze korte video leg ik jullie uit wat je te wachten staat in de werksessies voor een open overheid.
Je herinnert je vast deze krantenkoppen nog. Daar willen we verbetering in brengen. Zo wordt er alvast hard gewerkt aan een gebruiksvriendelijker documentatiesysteem. Maar we kunnen het niet zonder jullie. Door documenten goed op te slaan draag je bij aan een overheid die open en transparant is. Je zorgt er namelijk voor dat documenten goed bewaard blijven en eenvoudig terug te vinden zijn, zodat ze gemakkelijker openbaar kunnen worden gemaakt. Zo herstellen we samen het functioneren en vertrouwen in de overheid.
Maar dat is niet de enige reden om je documenten goed op te slaan. Je maakt het jezelf en je collega's namelijk een stuk makkelijker om goed samen te werken als jouw documenten goed vindbaar zijn. Daarom hebben we drie werksessies van een uur ontwikkeld waarin jullie samen het opslaan in het DMS verbeteren.
Het mooie is dat je er alleen tijdens de sessies zelf wat voor hoeft te doen. We hebben namelijk materialen voor je gemaakt die de werksessies gemakkelijk maken. Per werksessie ontvangen jullie een mooi werkblad zoals deze. Dit vormt de basis van de bijeenkomst.
Werkbladen bestaan altijd uit een aantal opdrachten met per opdracht een heldere uitleg wat precies de bedoeling is. De bladen spreken dus voor zich. Door ze samen in te vullen, verbeteren jullie je informatiehuishouding. Het enige wat je naast je werkblad nog nodig hebt, is een stapeltje post-its en een paar pennen.
En dat brengt me bij werksessie 1. Deze dus. Deze eerste sessie vormt de aftrap om samen met een goede informatiehuishouding aan de slag te gaan en levert een concreet plan van aanpak op.
Jullie bekijken hierin eerst waar jullie nu staan om vervolgens een blik vooruit te werpen waar willen jullie naartoe en hoe ga je dat doen? Dat komt in deze sessie allemaal aan bod.
Jullie hebben ook een knelpunt box ontvangen. Deze mogen jullie na sessie één op kantoor neerzetten. Hierin kunnen jullie alle knelpunten verzamelen waar je tegen aanloopt bij het opslaan in het DMS. In sessie twee gaan jullie deze knelpunten met een informatie expert oplossen. Zorg er dus
voor dat jullie deze informatie expert ook uitnodigen
voor jullie tweede werksessie.
Zo, dat was 'm hoor. Een hoop informatie, maar hopelijk precies
genoeg om aan de slag te kunnen. Bedankt voor het kijken en veel succes!
Introductievideo 2e sessie
Hai team, daar ben ik weer.
De eerste werksessie voor een open overheid is alweer een paar weken geleden. Hierin stelden jullie een plan van aanpak op voor het goed opslaan in het DMS. In de tussentijd hebben jullie knelpunten verzameld in deze knelpuntenbox.
In sessie twee is het tijd om de knelpunten aan te pakken, samen met een informatie expert. Op die manier maken jullie goed opslaan in het DMS weer een stukje makkelijker. In deze sessie staan jullie daarom eerst stil bij de knelpunten die in de box zitten. Door ze op te helderen en te clusteren zorgen jullie ervoor dat jullie alle belangrijke drempels met de informatie expert kunnen bespreken.
De expert helpt jullie in deze sessie bij het oplossen van de knelpunten. Het is natuurlijk geweldig dat de expert met jullie meedenkt, maar het belangrijkste is dat zijn oplossingen voor jullie werkbaar zijn. Daarom maken jullie zelf de vertaalslag van de adviezen naar de concrete actiepunten.
En tot slot werpen jullie een blik vooruit en spreken jullie af hoe jullie de komende maanden te werk gaan.
Dat was 'm weer. Veel succes!
Introductievideo 3e sessie
Hoi, daar ben ik weer.
Nu toch echt voor de laatste keer. Een paar weken geleden losten jullie met de informatie expert de belangrijkste knelpunten op die jullie tegenkomen bij het goed opslaan in het DMS. In deze derde en laatste sessie zetten jullie de puntjes op de i om bij te dragen aan een open overheid. Zo zorgen jullie voor een goede vindbaarheid van documenten in het DMS en maak je het je collega's gemakkelijker om met jou samen te werken.
Als eerste verdelen jullie jezelf over groepen die ongeveer evenveel documenten opslaan in het DMS. Grote kans namelijk, dat jullie dezelfde uitdagingen ervaren. En juist door met gelijkgestemde samen te werken, kan je van elkaar leren.
Samen bespreken jullie hoe het gaat en wat je nog wilt verbeteren. Vervolgens bedenken jullie oplossingen voor je eigen groep, waarna je de problemen en oplossingen plenair bespreekt voor extra tips.
Als afsluiting stellen jullie je eigen vijf geboden op. Wat zijn jullie belangrijkste afspraken die jullie met elkaar maken voor het goed opslaan in het DMS? Deze vijf geboden verwerken jullie in het gelijknamige document dat jullie ontvangen hebben. Deze kunnen jullie op kantoor neerzetten. Ze houden jullie jezelf en elkaar ook na afloop van de sessie scherp.
Dat was 'm dan. Mijn laatste video. Ik wens jullie veel succes.