Animatie Informatiehuishouding bewindspersonen
Als bewindspersoon creëert en ontvangt u tijdens uw ambtstermijn grote hoeveelheden informatie om uw functie uit te kunnen oefenen. Denk hierbij aan officiële memo’s, agenda’s, notities, maar ook chatberichten, informatie op sociale media en e-mails. U bent als bewindspersoon verplicht al deze informatie te bewaren, ongeacht de vorm. Dit is bepaald in de Archiefwet. Het gaat hier om zakelijke informatie. Privé en partijpolitieke informatie zijn uitgezonderd van deze wet en hoeven niet te worden bewaard. Deze animatie helpt u te begrijpen en te bepalen over welke soort informatie het gaat. Maar ook hoe u deze informatie op de juiste manier veiligstelt. Dit is het op de juiste manier veilig bewaren van informatie.
*Muziek speelt*
Beeldtekst: Informatiehuishouding bewindspersonen. Veiligstellen e-mail, chatberichten en sociale media.
Als bewindspersoon ontvangt en deelt u informatie om uw werk te doen. Het is belangrijk om daarop de juiste manier mee om te gaan. Het op de juiste manier omgaan met informatie zorgt voor transparantie, verantwoording en efficiëntie. De Archiefwet is de voornaamste wet voor het onder beheer brengen van informatie. Deze animatie gaat over e-mail, chatberichten en sociale media. De Archiefwet verplicht u om alle zakelijke informatievan deze kanalen altijd te bewaren. Privé-informatie en partijpolitieke informatie zijn uitgezonderd van deze verplichting. We leggen uit hoe u met de verschillende soorten informatie dient om te gaan. Zakelijke informatie is alle informatie die u ontvangt, deelt en produceert bij het uitvoeren van uw werk. Al deze informatie valt wel onder de Archiefwet, en moet dus bewaard blijven. Privé-informatie. De uitleg is tweeledig. De vraag is allereerst: met wie wordt er gecommuniceerd? Gaat het om een privépersoon, dus niet een werk -of bestuurlijk contact, en wordt er alleen over privézaken gecommuniceerd? Dan is het bij uitstek privé-informatie. Daarnaast geldt: wat wordt er gecommuniceerd? Als het antwoord is: niet bestuurlijk maar puur privé van aard, denk bijvoorbeeld aan felicitaties en condoleances, dan betreft het privé-informatie. Het maakt niet uit of het een privé, zakelijk of partijpolitiek contact betreft. Privé-informatie valt niet onder de Archiefwet. Dus die mag u verwijderen. Als laatste is er partijpolitieke informatie. Dit zijn berichten aan en van partijgenoten over onderwerpen die uw partij aangaan. Zowel interne partijaangelegenheden als inhoudelijke partijpolitieke standpunten. Deze informatie valt niet onder de Archiefwet. Dus die mag u verwijderen. Kortom, alleen zakelijke informatie moet worden bewaard. Om het u makkelijker te maken, delen we nog een paar handige adviezen. Scheid voor alle communicatiekanalen uw privé, partijpolitieke en zakelijke informatie. Gebruik een zakelijk account en een privé-account voor de daarbij horende communicatie. Houd zakelijke informatie op zakelijke apparatuur. Het gaat hier om telefoons, laptops, tablets, enzovoorts. Weet wat u moet doen voor het onder beheer brengen van informatie. Het is raadzaam om u hierover te laten informeren door de betreffende medewerkers binnen uw departement.
Benieuwd naar meer informatie over dit onderwerp? Klik op de link in de beschrijving van deze video voor de handreiking voor bewindspersonen.
Logo Rijksoverheid verschijnt in beeld.
*Muziek eindigt*
Benieuwd naar meer informatie over dit onderwerp? Klik op de link in de beschrijving van deze video voor de handreiking voor bewindspersonen.