Omgaan met informatie

We zijn verplicht altijd documenten zorgvuldig op te slaan.
Maar wat is nou eigenlijk de beste manier?
Elk jaar worden er heel veel Woo-verzoeken gedaan.
Maar veel van deze Woo-verzoeken worden te laat beantwoord.
Daarom is een geordende informatiehuishouding belangrijk...
zodat we deze verzoeken sneller kunnen beantwoorden.
Tweederde van de medewerkers vindt...
dat ze de informatie voor anderen al goed opslaan.
Maar slechts een derde vindt dat informatie van anderen makkelijk te vinden is.
Dat moet beter kunnen.
Bij de Rijksoverheid is het belangrijk dat we goed samenwerken en betrouwbaar zijn...
zodat iedereen op ons kan rekenen.
Daarom moet overheidsinformatie niet alleen juist zijn...
maar ook altijd beschikbaar én makkelijk te vinden.
Ga daarom zorgvuldig om met overheidsinformatie.
Daar zorgen we samen voor.
Maar… Informatiehuishouding, daar zijn toch informatiebeheerders voor?
Die zijn er zeker. Maar de uitvoering is aan ons allemaal.
Want we werken allemaal volgens de wet open overheid.
Dat betekent dat in principe vrijwel alle overheidsinformatie waar we aan werken...
openbaar gemaakt wordt.
Openbaar maken van informatie is veel werk als informatie niet goed opgeslagen is.
Als de informatie in het dossier waar jij aan werkt op orde is...
scheelt dat veel tijd en ergernis als op een later moment informatie openbaar gemaakt wordt.
Document Management Systemen helpen je hierbij.
Ze bewaken bijvoorbeeld de bewaartermijnen voor je.
Maar de informatie alleen in het DMS zetten is niet genoeg.
Zorg er ook voor dat het over vijf jaar nog steeds terug te vinden is.
Sla de conceptversies ook op in je DMS.
En zorg dat informatie leesbaar is...
in standaard applicaties te openen is...
en zet bijvoorbeeld de datum in de bestandsnaam.
Plan hiervoor iedere dag 15 min in je agenda om je werk goed op te slaan.
Spreek ook met je collega’s af hoe je samenwerkingsruimtes en netwerkschijven...
netjes en overzichtelijk houdt en dat de juiste informatie in het DMS komt te staan.
Toets daarnaast of jouw documenten voor collega’s makkelijk terug te vinden zijn.
Kijk op je eigen intranet om te zien hoe het bij jouw organisatie geregeld is.
En ga ook met je collega’s in gesprek over hoe zij het doen.
 

We krijgen én produceren de hele dag door informatie.
Nota’s, rapporten, e-mails, apps.
We slaan het op, delen het met anderen en zoeken het later nog eens terug.
In dit digitale tijdperk zijn we namelijk allemaal informatieverwerkers.
We slaan onze documenten op veel verschillende plaatsen op.
Maar daardoor is het soms best lastig om snel de juiste en complete informatie te vinden.
En ook door het hybride werken, merken we steeds meer hoe belangrijk het is...
dat informatie op de goede plek staat.
Want we kunnen nu niet meer elke dag bij een collega binnenlopen met vragen.
Daarnaast hebben we kaders zoals de archiefwet...
die ons verplicht informatie duurzaam en toegankelijk op te slaan.
Én de wet Open Overheid...
die ons verplicht informatie actief openbaar te maken.
Dit draagt bij aan een transparante overheid...
zodat burgers informatie makkelijker kunnen vinden.
Om dit voor elkaar te krijgen hebben we goed...
geordend en toegankelijk informatiebeheer nodig.
En dit kunnen we alleen samen. Want onze informatie doet ertoe.
Bij elke organisatie zitten medewerkers die kunnen helpen...
met het beter omgaan met digitale informatie.
Ze helpen bijvoorbeeld met informatie makkelijker vindbaar te maken...
beter op te slaan, te delen en te borgen.
Maar je kunt zelf ook aan de slag.
Bekijk bijvoorbeeld de tips en hulpmiddelen op het intranet van jouw organisatie.
Op die manier kunnen we ons dagelijks werk beter doen...
én voldoen we aan de wettelijke eisen van een Open Overheid en de archiefwet.
Goed omgaan met overheidsinformatie is een belangrijk onderdeel van ons werk.
En alle informatie waar we mee werken is niet alleen nu...
maar ook in de toekomst belangrijk.
Voor jezelf, je collega's en voor Nederland.
Dus bewaar het op de juiste manier!
We werken zorgvuldig en open.
Wil je nou meer weten?
Kijk dan op jouw intranet.
 

Bij de Rijksoverheid is het belangrijk dat we goed samenwerken en betrouwbaar zijn...
zodat iedereen op ons kan rekenen.
Daarom moet overheidsinformatie niet alleen juist zijn...
maar ook altijd beschikbaar én makkelijk te vinden.
Daar zorgen we samen voor.
Maar sommige informatie vraagt om extra bescherming.
Bijvoorbeeld omdat het vertrouwelijk is of privacygevoelig.
Bij de Rijksoverheid is eigenlijk maar weinig informatie vertrouwelijk.
Want het uitgangspunt is open en transparant zijn.
Maar natuurlijk zijn er uitzonderingen.
Het Voorschrift Informatiebeveiliging Bijzondere Informatie...
heeft vier categorieën van informatie.
Departementaal Vertrouwelijk.
Staatsgeheim Confidentieel.
Staatsgeheim Geheim.
Staatsgeheim Zeer Geheim.
In de meeste Document Management Systemen kun je informatie hierop rubriceren.
Werken met vertrouwelijke informatie vraagt ook iets van jou.
Dus wees, samen met je collega’s...
bewust van het belang van de informatie waar jullie mee werken.
Zorg ervoor dat het voor de ontvanger van een document duidelijk is...
als de inhoud vertrouwelijk is.
En benoem dit ook in de tekst van een mail.
Als je zelf gerubriceerde of gemerkte informatie krijgt...
vraag de afzender dan of je het mag delen.
Je verwerkt misschien wel vaker persoonsgegevens dan je denkt.
Het is belangrijk om altijd goed na te denken over hoe je daarmee omgaat.
Bewaar de gegevens niet langer dan nodig...
en deel de gegevens alleen als het echt bijdraagt aan het doel waarvoor je ze hebt gekregen.
Vermijd het sturen van gevoelige informatie via e-mail of Whatsapp...
want deze zijn niet altijd even veilig.
Als er toch een datalek plaatsvindt, meld dat dan meteen.
Ook als het maar iets kleins lijkt, kan het grote gevolgen hebben.
En vergeet niet dat elke organisatie zijn eigen regels en procedures heeft.
Zorg ervoor dat je weet welke dat zijn en volg ze altijd.
Als je een risico ziet of er over twijfelt...
spreek je uit en ga er over in gesprek.
Kijk op je eigen intranet om te zien hoe het bij jouw organisatie geregeld is.
En ga ook met je collega’s in gesprek over hoe zij het doen.
 

Dagelijks versturen we tientallen e-mails.
Deze e-mails barsten van de overheidsinformatie die belangrijk is.
Zo ook die van jou.
Alle relevante overheidsinformatie moet opgeslagen worden.
Daarvoor sla je al je werk op een centrale plaats op.
Naast deze bestanden sla je ook relevante e-mail op...
in bijvoorbeeld een documentmanagementsysteem.
Op deze manier is e-mail onderdeel van het gehele dossier.
Onze mails worden tien jaar lang bewaard.
En in hoge functies vaak blijvend bij het Nationaal Archief.
Zo zorgen we dat overheidsinformatie altijd is terug te vinden...
bijvoorbeeld bij een Woo-verzoek.
Maar niet alle e-mails moeten opgeslagen worden.
Er zijn drie soorten e-mails die niet in aanmerking komen voor veiligstelling.
Ten eerste: niet-werkgerelateerde e-mails.
Dit zijn bijvoorbeeld privéberichten...
zoals mails over hoe de vakantie van je collega was.
Ten tweede zijn er niet-functionele e-mails.
Denk aan nieuwsbrieven, automatische meldingen...
en uitnodigingen voor bijeenkomsten op persoonlijke titel.
En tot slot: functionele e-mails die bijzondere persoonsgegevens bevatten...
maar al op een veilige plek in de organisatie zijn opgeslagen...
zoals een CV bij de personeelsadministratie.
Alle andere soorten e-mails bevatten dus...
relevante overheidsinformatie die hoort bij het dossier.
Het is dus belangrijk om hier zorgvuldig mee om te gaan...
en te zorgen dat de mail op de juiste plek bewaard wordt.
Maak in je team afspraken over wie welke e-mail opslaat.
Samen zorgen we voor een veilige, georganiseerde informatiehuishouding.
Maak een frisse start en richt je mailbox direct goed in.
Kijk op jouw intranet voor tips over het opslaan van e-mails...
of neem contact op met je informatiebeheerder of functionaris gegevensbescherming.
En ga ook met je collega’s in gesprek over hoe zij het doen.
 

Er zijn zo veel berichtenapps dat we soms door de bomen het bos niet meer zien.
Daarom zijn er bepaalde regels.
Zoals dat je besluitvorming nooit mag delen via berichtenapps als WhatsApp en Signal.
Bij de Rijksoverheid is het belangrijk...
dat we zorgvuldig samenwerken en betrouwbaar zijn...
zodat iedereen op ons kan rekenen.
Daarom moet overheidsinformatie niet alleen juist zijn...
maar ook altijd beschikbaar én makkelijk te vinden.
En daar zorgen we samen voor.
Ten eerste is het belangrijk onderscheid te maken...
tussen je werktelefoon en je privé-telefoon.
Als je jouw privé-telefoon gebruikt voor je werk...
dan moeten chats op die telefoon ook bewaard worden.
Communiceer dus met je werktelefoon.
Wees voorzichtig met sms.
Dat is namelijk steeds minder veilig.
SMS is wel handig om bijvoorbeeld tijdelijke beveiligingscodes te ontvangen.
Of voor automatische antwoorden als ‘Ik bel je zo terug’.
Eigenlijk is het simpel.
Gebruik berichtenapps zo min mogelijk.
Deel er geen persoonsgegevens mee en app nooit over bestuurlijke zaken.
Want informatie die je deelt via apps is moeilijk vindbaar voor anderen bij een Woo-verzoek.
Apps als WhatsApp en Signal kun je wel gebruiken voor informele zaken.
Het delen van een interessant artikel.
Het stellen van een snelle hulpvraag.
Of het inplannen van een koffiedate.
Gebruik je toch een berichtenapp voor formeel contact?
Sla dan de berichten op die van belang zijn voor besluitvorming...
in het documentmanagementsysteem.
Bijvoorbeeld door deze aan jezelf te mailen en het vervolgens op te slaan.
Kijk op je eigen intranet om te zien hoe het bij jouw organisatie geregeld is.
En ga ook met je collega’s in gesprek over hoe zij het doen.
 

Je krijgt een bericht van je manager.
Een collega is ziek.
Of je je even kan inlezen om hem te vervangen bij een belangrijke vergadering.
Geen probleem natuurlijk...
maar waar staat deze informatie?
We werken bij de overheid veel met informatie.
We maken en ontvangen documenten.
We delen ze per e-mail en slaan ze op meerdere plekken op.
Het gaat om informatie die je zo nodig snel moet kunnen terugvinden.
En dat is niet altijd eenvoudig.
Als je bijvoorbeeld voor een Woo-verzoek door miljoenen digitale documenten moet speuren.
De zoekmachine Zoek en Vind maakt dit een stuk sneller en eenvoudiger voor je.
Met Zoek en Vind kun je bovendien met één zoekopdracht in meerdere bronnen tegelijk zoeken.
Zoals het documentmanagementsysteem en de netwerkschijf.
Deze krachtige zoekmachine levert je snel relevante zoekresultaten.
Laten we kijken hoe het werkt.
Eerst vul je hier de zoektermen in.
Dit zijn één of meer woorden die in de tekst of de metadata van het gezochte document voorkomen.
Via uitgebreid zoeken kun je ook zoeken op titel of auteur en zelfs op volledige zinnen.
De resultaten die kun je filteren op bijvoorbeeld bron, organisatie of jaar.
Dit doe je door deze filteropties aan of uit te vinken.
Je kunt je zoektermen eventueel verder aanpassen...
zonder je ingestelde filters kwijt te raken.
Zo makkelijk werkt het. En het scheelt zoveel tijd.
Wil je nou meer weten over Zoek en Vind?
Ga dan naar jouw intranet.