Hoe moet je als rijksambtenaar archiveren? Wat zijn de regels voor opslaan, vernietigen en openbaarmaking? De antwoorden op deze en andere vragen over goed omgaan met overheidsinformatie zijn niet óf versnipperd te vinden op Rijksportaal. Het project Informatie over Informatie werkt aan één centrale plek voor alle rijksambtenaren met alle informatie over informatiehuishouding en openbaarmaking. Daarmee wordt een belangrijke pijler onder een open, transparante overheid – kennis – verder ingevuld. Want uit onderzoek blijkt dat kennis een cruciale factor is bij de gedragsverandering die nodig is.
Aanleiding van het project
Onderzoek door MarketResponse, in 2022 in opdracht van RDDI, liet zien dat er vier significante gedragsbepalers zijn voor rijksambtenaren als het gaat om het goed opslaan van overheidsinformatie: automatische reacties, sociale omgeving, houding en kennis. Op de eerste drie wordt al volop ingezet. Alleen kennis is nog niet goed uitgewerkt.
Ook als we kijken naar de resultaten van de Flitspanelonderzoeken van de afgelopen jaren zien we dat er al veel is gebeurd op het gebied van bewustwording, wil en draagvlak. Rijksambtenaren zien het belang van het transparant en duurzaam opslaan van informatie en willen graag bijdragen aan een open overheid. Maar de cijfers geven ook aan dat veel rijksambtenaren niet precies weten hoe ze dat moeten doen en waar ze informatie kunnen vinden over informatiehuishouding.
Wat doet het project Informatie over Informatie?
Op kennis is dus nog veel winst te behalen en dat is precies waar het project Informatie over Informatie mee aan de slag gaat. Daarbij is Informatiehuishouding een onderdeel van de nieuwe ambtseed. Door informatie over informatiehuishouding op één centrale plek, het Rijksportaal, te centraliseren, kan het project zorgen voor handelingsperspectief voor rijksambtenaren. Rijksambtenaren kunnen zelf plaats- en tijdsonafhankelijk op zoek naar informatie over het onderwerp en kunnen vanuit een centrale plek gemakkelijk doorklikken voor verdieping en relevante opleidingen. Ook krijgen informatieprofessionals doorverwijsmogelijkheden om de rijksambtenaren van hun departementen nog beter te ondersteunen. Voor de overheidsorganisaties die geen gebruik maken van Rijksportaal wordt alle content op andere manieren beschikbaar gemaakt.
De Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving ligt aan de basis van de te ontsluiten informatie. Deze regeling geeft rijksambtenaren houvast over hoe om te gaan met overheidsinformatie. Denk hierbij aan het bewaren van informatie, maar ook aan het veilig en privacyverantwoord omgaan met informatie. Deze regeling geldt voor iedereen die werkt voor het Rijk en daarbij gebruik maakt van de digitale werkomgeving van de Rijksoverheid. LET OP: Momenteel wordt er gewerkt aan een ge-updatet versie van de Gedragsregeling en deze ligt momenteel ter goedkeuring. Na akkoord zal deze worden gepubliceerd vanuit CIO-Rijk.
Stand van zaken
In Q2 2024 zijn verschillende onderzoeken gedaan naar hoe rijksambtenaren omgaan met informatiehuishouding, transparantie en openbaarmaking. Hieruit kwamen de behoeftes van rijksambtenaren. Dit heeft geresulteerd in de Verkenning Informatie over Informatie.
In Q3 2024 is onderzocht welke informatie er al is over informatiehuishouding, openbaarmaking en transparantie. Dit onderzoek is afgrond. Daarna ging het projectteam verder met de inhoud. In Q3 2024 verscheen hiervoor een migratieplan. Daaropvolgend heeft het projectteam de structuur voor de content op het Rijksportaal gemaakt. Aan de hand van de geïnventariseerde informatie zijn generieke teksten geschreven. Deze teksten geven uitleg, tips en werkwijzen voor rijksambtenaren over informatiehuishouding. Een klankbordgroep, die in Q3 werd opgericht, heeft de content getoetst.
In Q4 2024 werden de eerste klankbordbijeenkomsten succesvol gehouden. Er is een 0-meting gedaan om te onderzoeken welke invloed het project heeft op de vindbaarheid van informatie over informatiehuishouding en de kennis van de rijksmedewerkers over dit onderwerp. Deze resultaten worden later vergeleken met een 1-meting om het verschil te weten. Tot slot heeft het project eind 2024 de content op Rijksportaal gepubliceerd.
In Q1 2025 werkt het project door aan de verbetering van de content en opmaak van de pagina’s op Rijksportaal. Het team helpt de departementen met het koppelen van organisatiespecifieke content aan de opgeleverde generieke content. Er worden animaties en infographics toegevoegd aan de content en beschikbaar gemaakt in de mediatheek. Verder werkt het project in 2025 verder aan het beheerplan voor de content om te zorgen dat de pagina’s goed beheerd en up-to-date blijven. Een onderdeel van het beheerplan is om te zorgen dat de content die gepubliceerd is ook gebruikt kan worden door organisaties die niet aangesloten zijn op het Rijksportaal, dit zal eind Q1 2025 beschikbaar zijn.