Hoe moet je als rijksambtenaar archiveren? Wat zijn de regels voor opslaan, vernietigen en openbaarmaking? De antwoorden op deze en andere vragen over goed omgaan met overheidsinformatie zijn niet óf versnipperd te vinden op Rijksportaal. Het project Informatie over Informatie werkt aan één centrale plek voor alle rijksmedewerkers met alle informatie over informatiehuishouding en openbaarmaking. Daarmee wordt een belangrijke pijler onder een open, transparante overheid – kennis – verder ingevuld. Want uit onderzoek blijkt dat kennis een cruciale factor is bij de gedragsverandering die nodig is.
Aanleiding van het project
Onderzoek door MarketResponse, in 2022 in opdracht van RDDI, liet zien dat er vier significante gedragsbepalers zijn voor rijksmedewerkers als het gaat om het goed opslaan van overheidsinformatie: automatische reacties, sociale omgeving, houding en kennis. Op de eerste drie wordt al volop ingezet. Alleen kennis is nog niet goed uitgewerkt.
Ook als we kijken naar de resultaten van de Flitspanelonderzoeken van de afgelopen jaren zien we dat er al veel is gebeurd op het gebied van bewustwording, wil en draagvlak. Rijksmedewerkers zien het belang van het transparant en duurzaam opslaan van informatie en willen graag bijdragen aan een open overheid. Maar de cijfers geven ook aan dat veel rijksmedewerkers niet precies weten hoe ze dat moeten doen en waar ze informatie kunnen vinden over informatiehuishouding.
Wat doet het project Informatie over Informatie?
Op kennis is dus nog veel winst te behalen en dat is precies waar het project Informatie over Informatie mee aan de slag gaat. Door informatie over informatiehuishouding op één centrale plek, het Rijksportaal, te centraliseren, kan het project zorgen voor handelingsperspectief voor rijksmedewerkers. Medewerkers kunnen zelf plaats- en tijdsonafhankelijk op zoek naar informatie over het onderwerp en kunnen vanuit een centrale plek gemakkelijk doorklikken voor verdieping en relevante opleidingen. Ook krijgen informatieprofessionals doorverwijsmogelijkheden om de medewerkers van hun departementen nog beter kunnen te ondersteunen. Voor de overheidsorganisaties die geen gebruik maken van Rijksportaal wordt alle content op andere manieren beschikbaar gemaakt.
Stand van zaken
In Q2 2024 is aan de hand van verschillende onderzoeken op het gebied van informatiehuishouding, transparantie en openbaarmaking in kaart gebracht waar de behoeftes liggen van rijksmedewerkers. In Q3 wordt dit uitgewerkt in een plan van aanpak, inclusief een duidelijke inventarisatie van de producten die het project zal opleveren. Ook wordt in Q3 de eerste inventarisatie gedaan van alle reeds bestaande informatie over informatiehuishouding waarmee het project zal werken. Naar verwachting begint het project in Q4 van 2024 met de inhoud. Aan de hand van de geïnventariseerde informatie worden generieke teksten geproduceerd die op het Rijksportaal gezet zullen worden en op andere manieren binnen het overheidslandschap verspreid zullen worden.
De Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving ligt aan de basis van de te ontsluiten informatie. Deze regeling geeft rijksmedewerkers houvast over hoe om te gaan met overheidsinformatie. Denk hierbij aan het bewaren van informatie, maar ook aan het veilig en privacyverantwoord omgaan met informatie. Deze regeling geldt voor iedereen die werkt voor het Rijk en daarbij gebruik maakt van de digitale werkomgeving van de Rijksoverheid.