Nieuwsbrief RDDI, editie december 2020

Door Jacqueline Rutjens, programmadirecteur RDDI

2020 zit er (bijna) op!

In de laatste weken van dit toch al bewogen jaar neemt de informatiehuishouding een extra hoge vlucht. Naast alles wat er al gebeurt bij veel organisaties is pijnlijk duidelijk geworden dat het echt nog niet voldoende is. Burgers en Tweede Kamerleden luiden de alarmklok. Nog steeds duren informatieverzoeken te lang en koppen de kranten dat de democratische verantwoording te wensen over laat. Ook de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed oordeelt op basis van de monitorronde 2020 dat er nog veel werk aan de winkel is. Het ICT landschap waarop de informatiehuishouding is gebouwd is zeer divers en voldoet onvoldoende aan de eisen van deze tijd.

Met de actualisatie van het Meerjarenplan informatiehuishouding Rijk concentreren we ons op meer implementatie ondersteuning. Dat gaat om ondersteuning bij de projecten zoals e-mailarchivering, webarchivering en actieve openbaarmaking bij de organisaties zelf. Daarnaast ook ondersteuning in communicatie naar rijksmedewerkers en de ontwikkeling van de fit gap in professionals. Want ook dat laat de Inspectie zien, het tekort aan de goede deskundigheid neemt toe.

De  leden van de laatste Stuurgroep van het jaar pakten allen de handschoen op. Naast alle lopende acties worden de resultaten van de Inspectie goed geanalyseerd en van reacties voorzien. De zeer schrijnende resultaten van de parlementaire onderzoekscommissie Kinderopvang en het ongevraagd advies van de Raad van State worden ter harte genomen. Er is ambitie ook al ziet iedereen dat het niet eenvoudig zal zijn. Ook hebben we te maken met een enorme hoeveelheid aan informatie  en met ingesleten werkprocessen waarbij de juiste informatie te vaak verloren gaat. Voor het eerst sinds we begonnen zijn met het rijksbreed aanpakken van de knelpunten is er overal commitment om fors te investeren in de kwaliteit van systemen, processen en vooral in mensen. Wij stellen ons voor dat de ‘gebruiker’ daarbij een actieve rol speelt. Informatiehuishouding is een wereld die niet alleen binnenshuis belangrijk is, maar ook juist daar buiten extra betekenis krijgt.

Onze campagne ‘Goed bewaard’ vindt gretig aftrek. Er is een e-zine, een toolkit, een quiz die je kunt opvragen en onlangs ook de Goed Bewaard Top 40 op Spotify met prikkelende nummers als Message in a bottle (niet heel duurzaam!), Too much information (helemaal waar helaas), Saved (was het maar zo’n feest) en So we won’t forget (speciaal voor de collega’s van het NA).

Met deze lichte kant van al het harde werken maar met een enorme gevoelde verantwoordelijkheid, hopen we te genieten van de broodnodige vrije dagen van het verschrikkelijke jaar 2020. We weten één ding zeker, 2021 moet hét jaar worden dat de informatiehuishouding van het Rijk ten positieve wordt gekeerd.

Tot volgend jaar!

Op 11 december – tijdens de dag van de Actieve Openbaarmaking – is het e-zine ‘RDDImpact’ gelanceerd. Het is de eerste uitgave in een serie online specials waarin het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) belangrijke thema’s rond het onderwerp Informatiehuishouding centraal zet. Deze eerste special staat geheel in het teken van de rijksbrede campagne ‘Goed Bewaard’, een campagne over werken met overheidsinformatie. De campagne richt zich op alle medewerkers binnen het Rijk.

In het campagne-e-zine vertellen medewerkers van het Rijk met welke overheidsinformatie zij te maken hebben, hoe ze ermee omgaan en waar ze tegenaan lopen. Zo gaat een van de artikelen in op het belang van een goede informatiehuishouding rondom de MH17-ramp. Verder delen collega’s tips over hoe zíj omgaan met overheidsinformatie, is er een infographic die onderstreept waarom goed omgaan met overheidsinformatie zo belangrijk is en worden ervaringen met de ‘Goed Bewaard Kennisquiz’ gedeeld. De quiz is – net als andere communicatiemiddelen – te vinden in de toolkit die helpt om het gesprek met elkaar aan te gaan over welke informatie we waar moeten opslaan.

Het e-zine RDDImpact is te vinden op de campagnewebsite. Help mee om het bereik te vergroten door deze campagne special te delen met je eigen achterban of netwerk.

De overheid moet transparant zijn en dus informatie actief openbaar maken. Een actuele uitdaging die veel vragen oproept. Hoe zorgt de overheid ervoor dat burgers, organisaties en bedrijven makkelijk kunnen beschikken over de algemene openbare informatie? Wat zijn de eerste stappen die de overheid moet zetten om dit te realiseren? Dit waren precies de vragen die aan bod kwamen op 11 december tijdens de Dag van de Actieve Openbaarmaking. Het volledige verslag van de dag is te lezen op onze website.

De dag werd geopend door Marieke van Wallenburg. Zij benadrukte het belang van een transparante overheid die duidelijk is in wat ze doet en waarom ze het doet. Dagbegeleider Marcel Bril sprak vervolgens met Jacqueline Rutjens over informatiehuishouding en de rol die RDDI kan vervullen in de route van goede bedoelingen naar goede ervaringen. Daarop volgde een presentatie en gesprek over het Actieplan Open Overheid. De ochtend werd afgesloten met een debat over onderwerpen als:

• Welke ambities zijn gewenst en haalbaar rond Actief Openbaar maken?
• Wat vraagt Actieve Openbaarmaking van de politieke en ambtelijke top?
• En wat vraagt dit van de cultuur binnen de overheid?

Het middagprogramma bestond uit drie webinars waarbij dieper ingegaan werd op de inhoudelijke vraagstukken die komen kijken bij het actief openbaar maken van informatie, zoals ervaring uit de praktijk met pilots actief openbaarmaken, hoe belangrijk de rol van communicatie is en een presentatie over het aansluiten op PLOOI.

Het was een geslaagde dag. En met een duidelijke boodschap; ga aan de slag met het actief openbaar maken van informatie! Er is nú momentum, maar de opgave is niet gemakkelijk. Het is belangrijk om concreet aan de slag te gaan, stap voor stap. En om elkaar daarbij op te zoeken, waarbij het delen van kennis en ervaring essentieel is.

1. Plan van aanpak project Bevordering Overbrenging Digitale Informatie (BODO)

Deze maand is een verkenning onder stakeholders voor het project BODO afgerond. Door alle betrokkenen wordt de urgentie en noodzaak onderschreven om met Overbrenging verder aan de slag te gaan. Groen licht voor de volgende stap dus! Die bestaat uit het opstellen van een plan van aanpak voor het project. Ook bij het opstellen van dit document zullen alle belanghebbenden worden betrokken. Begin 2021 moet het plan van aanpak er liggen.

2. Update en oproep: Project archivering sociale media

Sinds september is in sneltreinvaart een projectorganisatie opgezet, plan van aanpak goedgekeurd en verkenning gestart bij departementen, uitvoeringsorganisaties, onderzoeksinstellingen en leveranciers. Deze verkenning duurt tot eind januari. Parallel vindt een analyse plaats van de huidige en gewenste situatie bij het archiveren van sociale media. Op basis van de verkenning en analyse ontwikkelt het project van Q1 t/m Q3:

• Kennisproducten die rijksorganisaties ondersteunen om alvast te starten met het archiveren van sociale media. Zowel organisatorisch, procesmatig als technisch.
• Een whitepaper met uitgangspunten en potentiële oplossingsrichtingen voor een rijksbrede methodiek op de middellange termijn (Q3/Q4).

Wil je aan de voorkant betrokken zijn en hier ook invloed op kunnen uitoefenen? Dan nodigen wij je uit om deel te nemen aan onze klankbordgroep. In 2021 organiseren we een aantal klankbordgroepen waarin we kennis delen en producten met onze omgeving ontwikkelen, reviewen en vormgeven.

Aanmelden kan door een mail te sturen naar soraya.badloe@minocw.nl.

3. Update campagne 'Goed Bewaard'

Met de publicatie van het e-zine is de laatste actie in deze ‘Goed Bewaard’ campagneperiode een feit. Via Rijksportaal breed nieuws, nieuwsbrieven en diverse andere communicatiemiddelen en kanalen is de campagne de afgelopen weken rijksbreed onder de aandacht gebracht. En niet alleen door RDDI; veel organisaties hebben de campagne en het belang van goed omgaan met overheidsinformatie doorvertaald in hun eigen organisatie of gaan dit binnenkort doen. Een leuk voorbeeld is de podcastserie 'Alles draait om informatie' waarin LNV en EZK-collega's vertellen over de rol die informatie speelt in ons werk. Nieuwsgierig? Beluister de podcasts 'Informatie in de tijd van Covid-19' en 'Data voor de Toekomst'. Ook nu we medewerkers alleen via digitale kanalen kunnen bereiken, is het extra fijn dat de campagne zo breed wordt gedragen en ook handvatten biedt voor organisatie-specifieke communicatie. De middelen in de Toolkit ‘Start het gesprek’ hebben wat dat betreft zeker een toegevoegde waarde. De Goed Bewaard-kennisquiz is inmiddels ruim 40 keer aangevraagd en ook duikt steeds vaker de Goed Bewaard-wallpaper op in een Webex-vergadering.

En om het belang van goed omgaan met overheidsinformatie ook duurzaam uit te kunnen dragen, zal de Goed Bewaard-campagne doorlopen tot 2023. Het idee is om de campagne de komende jaren regelmatig gedurende een bepaalde periode terug te laten komen bijvoorbeeld aan de hand van een thema. Ook kijkt RDDI naar (extra) middelen voor de Toolkit ‘Start het gesprek’ als dit bijdraagt aan bewustwording. Net als bij de ontwikkeling van het campagneconcept en de uitvoering zal RDDI ook voor vervolgactiviteiten nauw contact houden met de communicatie- en IV-professionals van diverse organisaties.

4. Kiosk

Voor het veiligstellen van chatberichten is de afgelopen maanden is bij JenV een proof of concept (PoC) uitgevoerd met de forensische export tool, genaamd Kiosk. JenV en leverancier MSAB presenteerden de belangrijkste bevindingen tijdens het Thema SB van afgelopen week. In de PoC keken zij in hoeverre deze forensische tool geschikt is voor het uitlezen van telefoons voor een Wob-verzoek. Enkele bevindingen: de Kiosk-oplossing scoort hoog op betrouwbaarheid, maar o.a. de gebruiksvriendelijkheid en uitleestijd zijn nog verbeterpunten voor deze toepassing. Een evaluatie van de PoC wordt uitgewerkt in een rijksbrede rapportage van de POC en ingebracht in het SB en de Stuurgroep.

Het programma Stukken Beter van het ministerie van Justitie en Veiligheid wordt op 31 december 2020 na drie jaar beëindigd. In die periode is er op de bestuurlijke agenda’s aandacht gekomen voor een goede informatiehuishouding. Ook heeft een community van informatiespecialisten uit ruim 15 uitvoeringsorganisaties nu een stevig fundament.

En dit zijn nog maar enkele in het oog springende resultaten die het programma Stukken Beter heeft geboekt.

Na zich drie jaar te hebben ingezet voor de verduurzaming van de informatiehuishouding binnen JenV, maakt het programma nu de balans op met een digitaal ‘eindmagazine’: Stukken Beter.

Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, de Nederlandse Zorgautoriteit, UWV en  het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hebben als eerste rijksonderdelen COVID-19 officieel vastgesteld als hotspot. Andere organisaties zullen binnenkort volgen. Als hulpmiddel bij dit proces lanceerde het Nationaal Archief bij de start van de coronacrisis een webpagina Hotspot COVID-19: relevante informatie blijvend bewaren.

Het Nationaal Archief is samen met informatieprofessionals een bewustwordingscampagne gestart op het KIA-platform: #daaromarchiveren. Met een verzameling van inspirerende praktijkvoorbeelden willen de initiatiefnemers het belang van duurzame toegankelijkheid van informatie nadrukkelijker onder de aandacht te brengen.

Maar ze gebruiken ook voorbeelden die het belang van archiveren onderstrepen; van de miljoenenfraude bij de gemeente Rotterdam tot aan de toeslagenaffaire van de Belastingdienst. De voorbeelden zijn te vinden op kia.pleio.nl en worden steeds aangevuld.

Doe mee!

De voorbeelden zijn te vinden op kia.pleio.nl. En worden steeds aangevuld. Daar hebben we ook jouw hulp bij nodig. Dus: ben je een interessant lokaal voorbeeld tegengekomen in de media dat het belang van duurzame toegankelijke informatie duidelijk maakt? Voeg dit voorbeeld dan vooral toe op KIA en vergeet niet de hashtag #daaromarchiveren op social media te gebruiken.

3 december jl. was de digitale heidag van RDDI.

Inhoudelijk hebben we stil gestaan bij de ontwikkeling van het programma en het team zelf anno december 2020.

Onder de noemer kennisdeling kregen we over de dag verspreid presentaties over het concept groeimodel en over de onderhanden acties van het project Raad van State advies/informatiehuishouding. Interessant was zeker ook de preview vanuit de mensen van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed over de resultaten van de monitor gehouden in 2020. Het wachten is op de definitieve vastlegging. Een leuke gezamenlijke presentatie van onze stagiaires over het MJP leverde nog een aantal aanbevelingen op voor het concept MJP en het concept jaarplan 2021. Het formele gedeelte van de dag sloten we af met een terugkoppeling aan de Rijks CIO. Zo konden we ook op dat punt de lijn van vorig jaar doortrekken.

Het jaar 2020 is voor iedereen een bijzonder jaar geweest. De Covid-pandemie heeft ervoor gezorgd dat we massaal thuis gingen werken en dat leidde ertoe dat RDDI in 2020 onderwerpen heeft opgepakt die in 2019 niet te voorzien waren: Covid-19 hotspot en InformatieThuishouding. Ook is door de ontwikkelingen in 2020 duidelijk geworden dat een project rond social media noodzakelijk is.

Tegelijkertijd was het ook business as usual. Diverse MJP-projecten liepen door vanuit 2019 en zijn in 2020 grotendeels tot een afronding gekomen. We gaan nu met deze projecten een implementatiefase in. Het implementeren is een verantwoordelijkheid van de rijksorganisaties zelf, waarbij RDDI een faciliterende rol heeft. Om te toetsen hoe de rol van RDDI bij de implementatie wordt opgepakt, zijn we van plan om in de eerste helft van 2021 een Gateway Review te doen specifiek gericht op de implementatie.

1. We starten komend jaar ook een paar nieuwe projecten

Naast het project Social media is dat het project Bevordering overbrenging digitale overheidsinformatie (BODO). Het project Wob-hulp loopt door vanuit 2020. De projecten van RDDI richten zich tot nu toe op het veiligstellen van informatie en het vindbaar en toegankelijk hebben van informatie. Het gebruiken van data en informatie voor inzicht was tot nu toe buiten scope van RDDI. Echter, de nauwe samenhang tussen het gebruik van informatie en data aan de ene kant en het duurzaam beschikbaar hebben van de informatie aan de andere kant, heeft de wens met zich meegebracht om dit vraagstuk ook onder te brengen bij het programma. We gaan in de loop van 2021 verkennen of en zo ja hoe we de scope van RDDI kunnen verbreden.

2. Voor rijksmedewerkers is in 2020 hard gewerkt aan een rijksbrede campagne

De campagne Goed Bewaard is op 10 november gelanceerd. Deze campagne is in samenwerking met vrijwel alle departementen tot stand gebracht. Het is nu aan de organisaties om de tweede laag van de campagne in de eigen organisatie uit te rollen. Voor gedragsverandering is een lange adem nodig. Ook RDDI blijft dus komend jaar aan campagne-elementen werken. We denken hiervoor aan vier thema’s die we het komend jaar zullen lanceren. Ook nu zullen we dit weer ontwikkelen in nauw contact met de departementen.

3. Bovendien gaan we komend jaar aan de slag met de vaardigheden van rijksmedewerkers, en eventuele organisatie/cultuur-kenmerken die medewerkers belemmeren om het juiste gedrag te vertonen

Hoe kan de sturing vanuit het management verbeterd worden om een betere informatiehuishouding te realiseren? We hebben afgelopen jaar een toekomstverkenning opgeleverd: De informatiehuishouding van het Rijk 2030. In samenwerking met iBestuur hebben we de bevindingen uit deze verkenning met de wereld gedeeld. We blijven bij RDDI kijken hoe we de bevindingen kunnen meenemen in producten van RDDI, en - nog belangrijker - we organiseren manieren voor organisaties om zelf met deze bevindingen aan de slag te gaan. We werken daarnaast aan een groeimodel waarin het voor organisaties mogelijk wordt te zien hoe ze ervoor staan, maar vooral ook hoe ze zich kunnen verbeteren. De informatiehuishouding van een organisatie rust ook grotendeels op de kennis en vaardigheden van de informatieprofessionals. RDDI zal komend jaar daarom ook een project starten waarin dit centraal staat.

Kortom, er is in 2021 veel werk aan de winkel. Zowel voor RDDI als voor alle rijksorganisaties.

Oproep 1: Respondenten voor onderzoek naar software voor het Wob-proces

Mijn naam is Daan van der Werff en ik doe momenteel een afstudeeronderzoek naar het Wob-proces bij RDDI. Ik wil u vragen om de enquête in te vullen, dit duurt ongeveer 5 minuten.

Het doel van deze enquête is achterhalen wat voor software er binnen uw organisatie wordt gebruikt voor het Wob-proces. U zult mij en RDDI enorm helpen met het onderzoek. Als u meer informatie wil over het project Wob-hulp, dan verwijs ik u naar de bijbehorende projectpagina.

Nogmaals enorm bedankt voor de moeite!

Oproep 2: Respondenten voor onderzoek naar rijksbrede campagne ‘Goed bewaard’

Op 10 november is de campagne ‘Goed bewaard’ van start gegaan.  RDDI is benieuwd naar hoe de campagne is ontvangen en hoe we het nog beter kunnen doen. Daarom voert Fotima Sharipova, afstudeerstagiaire bij Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI), een onderzoek uit naar deze rijksbrede campagne.

We vragen iedereen die bij het Rijk werkt deze vragenlijst in te vullen. Het zal je een paar minuten kosten. Hoe meer respondenten, hoe betrouwbaarder het beeld is dat wij zullen krijgen. Delen wordt daarom erg gewaardeerd!

Kijk jij ook al uit naar de Top 2000? Of een van de vele andere eindejaarshitlijsten? De donkere dagen voor kerst zijn bij uitstek geschikt voor lijstjes en muziek. Speciaal voor de campagne Goed Bewaard hebben we daarom nog een extra playlist voor je gemaakt: 'Goed Bewaard' Top 40, bijvoorbeeld om je te begeleiden bij het opschonen van je mailbox.

Tegen het eind van het jaar hebben de meeste mensen net wat meer tijd voor achterstallig werk. Natuurlijk is het beter je archief continu op orde te hebben, maar je hebt vast nog iets in te halen. Misschien zijn er nog documenten of mails die je weg kunt gooien, of kun je bijvoorbeeld de mappenstructuur van je mailbox nog verbeteren.

Met de playlist 'Goed Bewaard Top 40' kom je daarvoor helemaal in de stemming. Imagine een perfect opgeschoonde mailbox. Nooit meer een information overload, maar archive the times in het DMS, so we won’t forget. Misschien geven deze liedjes jou nog wel wat extra inspiratie. En anders maken ze het goed bewaren van je informatie in ieder geval een stuk leuker!

De playlist is beschikbaar op Spotify en Apple Music.

Is deze nieuwsbrief interessant voor een collega? Stuur deze dan gerust naar hem of haar door en deel de aanmeldlink.

Heb je vragen, ideeën en/of opmerkingen? Dan horen we dat graag. Je kunt een e-mail sturen naar informatiehuishouding@minocw.nl.