Nieuwsbrief RDDI, editie juli 2020

We hebben met het programma de eerste helft van 2020 afgesloten en zijn van start met de laatste twee kwartalen. Een opvallend jaar, ook voor de informatiehuishouding. RDDI heeft alle geplande producten, die organisaties nodig hebben om verbeteringen door te voeren, kunnen afronden. Zo staat bijvoorbeeld alles gereed om te kunnen beginnen met de voorbereidingen voor website archivering, die eind 2021 rijksbreed gerealiseerd moet zijn. Het stappenplan met bijbehorende tools is hierbij een handig hulpmiddel. Ook staan er producten klaar om het veiligstellen van e-mails en berichtenapps binnen je organisatie te realiseren.

Maar is iedereen ervan op de hoogte dat deze zaken gereed zijn? En worden ze ook daadwerkelijk ingezet? Voor een programma zijn dat wezenlijke vragen. We zijn er niet alleen om zaken op te leveren, maar we willen ook graag weten of wat we doen als nuttig wordt ervaren. Is er verschil tussen output en outcome? Is de informatiehuishouding verbeterd? Worden informatieverzoeken inderdaad sneller en beter afgehandeld? Kunnen we binnen redelijke termijnen vinden wat we nodig hebben? Zijn we als overheid daadwerkelijk transparanter? Dragen we digitale informatie binnen de afgesproken tijd en kwalitatief duurzaam over aan het Nationaal Archief?

Voor de rijksonderdelen is het hard werken om al deze zaken te realiseren. Dat is niet altijd zichtbaar, maar daardoor zeker niet minder essentieel. Kiezen we als organisatie voor een nieuw DMS? Vernieuwen we onderliggende andere systemen en waar moeten ze dan aan voldoen? Hoe financieren en meten we onze resultaten? Kennen we de maatschappelijke behoefte aan informatie?

Ook medewerkers in het informatiebeheervak hebben extra werk voor hun kiezen gekregen. Bijvoorbeeld om de maatregelen rond Covid-19 vast te leggen en extra informatieverzoeken af te handelen zonder elkaar fysiek te vinden op de werkvloer. Ze stonden naast de collega’s die zich dag en nacht hebben ingezet in het kader van een veilig, sociaal en gezond Nederland. Iedereen heeft z'n weg moeten vinden in het veilig blijven werken, elkaar helpen, thuiswerkend aan goed informatiebeheer doen, omzien naar collega’s en ook zelf overeind te blijven terwijl nieuwe thema’s zich alweer aandienden. Kijk bijvoorbeeld naar het ongevraagde advies van de Raad van State over de ministeriele verantwoordelijkheid.

In, en na de zomer gaan we weer voor jullie aan de slag met een drietal ‘nieuwe’ thema’s: het vervolg op de hotspot, social media archivering en vervroegde digitale overbrenging. We doen dat naast de lopende projecten ’Actieve openbaarmaking overheidsinformatie’ en ‘Wob-hulp’ voor het versneld kunnen afhandelen van Wob-verzoeken. Daarbij zal in het najaar de campagne ‘Werken met overheidsinformatie’ voor de rijksmedewerker van start gaan. Ook gaan we verkennen welke deskundigheid de IV-professional van de toekomst nodig heeft.

Een mooie nieuwe agenda, maar we blijven uiteraard ook ondersteuning bieden bij de implementatie van de afgeronde projecten. We realiseren ons maar al te goed dat het werk bij de organisaties zelf nog de nodige uitdagingen biedt. Zoveel vakgebieden raken elkaar in ons domein en we moeten het simpel maken zonder het plat te slaan, vertelde de Rijksarchivaris mij ooit. Informatiehuishouding is complex en uitdagend, maar bovenal is het belangrijk om samen de informatiehuishouding merkbaar te verbeteren.

Ik wens een ieder, namens RDDI, een hele mooie zomer!

Het is inmiddels geen nieuws meer; sinds de uitspraak van de Raad van State weten we dat chatberichten kunnen worden opgevraagd met een Wob-verzoek. Dit stelt rijksorganisaties voor een nieuwe uitdaging. Informatie uit chatberichten moet duurzaam toegankelijk worden gemaakt om Wob-verzoeken goed af te kunnen handelen.

Voor het borgen van de Wob-belangen in de informatiehuishouding is er op dit vlak rijksbreed beleid vastgesteld. Uitgangspunt is dat het Rijk het gebruik van berichtenapps ontraadt voor bestuurlijke besluitvorming. Gebeurt dit toch? Dan is het de bedoeling dat de relevante informatie wordt opgeslagen in het Document Management Systeem. Om rijksorganisaties hierin te ondersteunen, heeft RDDI een praktische handreiking bewaren chatberichten ontwikkeld. Deze handreiking geeft onder andere antwoord op concrete vragen als:

     > Wat is het rijksbeleid precies?

     > Wat bewaren we?

     > Hoe bewaren we?

     > Wie bewaart de berichten?

     > Wanneer bewaren we?

     > Waar bewaren we?

Hiermee stellen we organisaties in staat om het beleid rondom berichtenapps op de juiste wijze in te voeren en wordt ruimte gelaten om daarbinnen per organisatie keuzes te maken op basis van de inzichten en richtlijnen die in de handreiking worden toegelicht. Want elke organisatie heeft zijn eigen, soms unieke processen en het omgaan met berichtenapps bij de Rijksoverheid is relatief nieuw. Er is dus niet één juiste werkwijze of aanpak om het beleid te implementeren die voor alle organisaties werkt. De weg naar het duurzaam toegankelijk maken van chatberichten is vooral een kwestie van er samen mee starten en vervolgens (blijven) bijsturen.

Om je daarbij nog verder te helpen, staan er op deze webpagina nog andere hulpmiddelen, zoals een overzicht van veelgestelde vragen, infographics en een animatie om het beleid en de instructie te communiceren naar collega’s.

Ook heef het Nationaal Archief een informatieblad archiveren chatberichten ontwikkeld. Het informatieblad is uitgebreider en breder dan de handreiking en belicht alle vraagstukken en keuzemogelijkheden die een rol spelen bij de archivering van chatberichten. Zodat overheidsorganisaties –Rijksoverheid én decentrale overheid- op basis daarvan hun eigen afwegingen voor een archiveringsstrategie kunnen maken.

Download de RDDI Handreiking bewaren chatberichten

Voor de reeks van interviews met experts spraken we met  Jacques Grossouw (adviseur informatiehuishouding bij Doc-Direkt) en Henk Wieggers (adviseur informatiebeveiliging bij het Rijksvastgoedbedrijf) over de gekwalificeerde elektronische handtekening. Door deze manier van ondertekenen kunnen we volledig digitaal gaan werken. Lees hier het interview.

En lees ook het interview over het omgaan met berichtenapps. Wat doe je niet, wat wel en hoe maak je in de praktijk de afweging tussen wel of niet per app versturen en het bewaren? We spraken hierover met Wil Rombout (OCW) en Jaap-Willem Berg (BZK), die betrokken waren bij het inrichten en operationaliseren van de beleidslijn Berichtenapps.

Informatiehuishouding is met de snel digitaliserende samenleving en de nieuwe verkiezingen voor de Tweede Kamer in de startblokken, zeer actueel. Staat de waarheidsvinding onder druk? En is de overheid in staat de privacy van burgers te beschermen in een steeds meer datagestuurde samenleving? En wat vraagt dit van de informatiehouding van ambtenaren? Dit en meer is aan bod gekomen tijdens de door iBestuur en RDDI georganiseerde ontbijtsessie van 1 juli jongstleden.

Met de sprekers Marjan Hammersma (secretaris-generaal OCW), Chris van Dam (lid Tweede Kamer voor het CDA), Marleen Stikker (Waag), Katrien Termeer (SER), Sander Klous (big-dataprofessor) en Charles Juergens (hoogleraar archiefwetenschappen), onder leiding van Ruben Maes.

Lees hier meer over het project Future Lab en het Future Lab rapport.

Het project Wob-hulp is begin juli van start gegaan met de pilot Wob-hulp tooling bij het ministerie van VWS. In de pilot worden  eerder afgehandelde Wob-verzoeken gebruikt en deze worden behandeld met beschikbare tooling (Zoek&Vind en Kofax), die op de omgeving van VWS wordt geïnstalleerd. Een team van beleidsmedewerkers en gebruikersondersteuners doorloopt het volledige proces van het afhandelen van Wob-verzoeken met behulp van de tooling. Hiervoor is door RDDI en Doc-Direkt een generiek procesmodel Wob opgesteld dat gebruikt kan worden binnen alle rijksorganisaties.

De pilot dient om inzicht te krijgen in hoeverre bestaande Wob-tooling binnen het Rijk kan voldoen aan de eisen en wensen van gebruikers. Een tweede doel is het verder aanscherpen van het model Wob-proces. Voor VWS dient de pilot daarnaast om te verkennen hoe en waar het Wob-proces vereenvoudigd, versneld of geautomatiseerd zou kunnen worden. Uiteindelijk worden de inzichten uit de pilot door RDDI verwerkt in het eisen- en wensenpakket van de nog op te leveren generieke Wob-hulp tooling.

Nog meer lezen over project Wob-hulp? Lees dan hier verder.

Voor het creëren van een externe rijksbrede centrale voorziening voor websitearchivering is de Dienst Publiek en Communicatie (DPC) van het ministerie van AZ een aanbestedingstraject gestart. In het najaar van 2019 is hiervoor een marktconsultatie uitgevoerd. De bestuurlijke besluitvorming over de aanbestedingsstrategie is afgerond in Q1 van 2020. Daarmee is een volgende stap gezet in de uitvoering van de aanbesteding. Naar verwachting wordt de aanbesteding binnenkort gepubliceerd.

Voobereiding
In 2021 zullen rijksorganisaties gefaseerd aansluiten op de centrale voorziening. Nu is dus het moment voor rijksorganisaties om zich hierop voor te bereiden en te beginnen met de implementatie van websitearchivering in de eigen organisatie. Om organisaties hierbij te helpen, heeft RDDI een stappenplan opgesteld. Gebruik dit stappenplan om op tijd klaar te zijn om aan te sluiten op de centrale voorziening.

MaI werkt hard aan een rijksbrede campagne om het bewustzijn van medewerkers rond het werken met overheidsinformatie te vergroten. Op 3 maart 2020 vond een kick-off bijeenkomst plaats waarin communicatieadviseurs en informatieprofessionals van verschillende rijksorganisaties aangaven welke elementen in deze campagne naar voren moeten komen. Dit heeft geleid tot een campagnestrategie die verder is aangescherpt in overleg met communicatieadviseurs van verschillende rijksorganisaties. Inmiddels is een communicatiebureau aangetrokken dat gedurende de zomermaanden de strategie verder uitwerkt tot een campagneconcept. Ook dit wordt weer in samenwerking gedaan met communicatieadviseurs van verschillende departementen. De start van de campagne is gepland voor de laatste week van oktober.

Brochure

Voor de bovengenoemde campagne ‘Werken met overheidsinformatie’ is een conceptbrochure ontwikkeld die RDDI deze zomer professioneel laat vormgeven. Wil je al vóór het najaar de brochure bekijken of gebruiken binnen je organisatie, dan horen we dat graag. Rijksorganisaties die interesse hebben, kunnen een conceptversie aanvragen bij MaI. De brochure is aan te passen aan de situatie in de eigen organisatie.

Meer lezen over het project MaI? Kijk dan op de website.

'Niet eerder is er zo veel informatie geweest, maar we gaan er nog niet goed mee om.'

Zeker nu ambtenaren noodgedwongen thuiswerken, is een goede informatiehuishouding van essentieel belang. Met richtlijnen en praktische tips ondersteunt het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) medewerkers hierin. ‘Nu is het moment om het beter te gaan doen.’ Lees het volledige interview met Jacqueline Rutjens in de nieuwe special van iSamenleving

De handreiking ‘Actief openbaar maken doe je zo’ is onlangs vastgesteld in de Stuurgroep en zal binnenkort worden gepubliceerd. In de handreiking is stap voor stap beschreven wat er moet gebeuren om te komen tot implementatie van actieve openbaarmaking binnen de organisatie.

Ook de 'inventarisatietool actieve openbaarmaking' is door de Stuugroep geaccordeerd en zal op termijn worden gepubliceerd. De tool is een hulpmiddel bij de implementatie/uitrol van ‘actie openbaarheid’ binnen de organisatie. Hiemee wordt inzichtelijk gemaakt welke documenten onder de Woo vallen, waar deze binnen de organisatie worden gecreëerd, door wie, in welke systemen, in welk aantal, etc. Deze inventarisatie is de basis voor het inschatten van de impact van de Woo op de organisatie, het kiezen van een aanpak voor de implementatie van de Woo binnen de organisatie en de wijze van aansluiten op PLOOI.

Actuele ontwikkelingen rondom openbaarmaking:

• Op 29 juni is een novelle over de Woo ingediend bij de Tweede Kamer. De minister van BZK heeft de Kamer geïnformeerd over de uitvoeringstoetsen die zijn gedaan.

De stuurgroep RDDI heeft onlangs de handreiking Kosten Baten Analyse Meerjarenplan Verbetering Informatiehuishouding vastgesteld. Hiermee kunnen rijksorganisaties voor hun eigen terrein de kosten en baten van het MJP in kaart brengen. Vanwege de werkbelasting bij diverse departementen als gevolg van de coronacrisis heeft de Stuurgroep besloten (vooralsnog) niet in te zetten op het centraal inventariseren van de departementale cijfers. Het is nu aan de organisaties zelf om te bekijken hoe zij de Handreiking gaan gebruiken. RDDI zal van de handreiking een publicatie laten maken die wordt aangeboden aan de departementen, die allemaal in de Stuurgroep vertegenwoordigd zijn. Na de zomer wordt in samenwerking met het betreffende onderzoeksbureau een informatiebijeenkomst georganiseerd.

De coronacrisis brengt grote veranderingen met zich mee, ook in het werken met digitale informatie. Waar we voorheen veel ‘face to face’ konden overleggen en uitwisselen, gaat er nu veel meer via digitale kanalen. Voor collega’s die rechtstreeks betrokken zijn bij de bestrijding van het nieuwe coronavirus is er nog een extra uitdaging. Veel van de informatie waar zij mee werken, blijft permanent bewaard, als onderdeel van de Covid-19 hotspot. De rijksorganisaties zijn de uitdaging aangegaan om het veiligstellen en duurzaam toegankelijk houden van deze informatie in korte tijd in te richten, naast het faciliteren van het werken met informatie vanuit huis. Wat gaat op dit gebied al goed binnen de organisaties, waar lopen zij tegenaan, en waar is nog behoefte aan? RDDI heeft de antwoorden op deze vragen bij alle departementen en een tweetal uitvoeringsorganisaties geïnventariseerd in april 2020. Het resulterende adviesrapport InformatieThuishouding en Corona: Grip op Duurzaamheid! bevat de resulterende analyse en de aanbevelingen die hieruit voortkomen.

Informatiehuishouding speelt bij de overheid en dus ook bij Rijkswaterstaat (RWS) een steeds grotere rol en bijna alle medewerkers hebben hierin een aandeel. Bovendien zijn er verschillende ontwikkelingen gaande die van invloed zijn op de informatiehuishouding, zoals digitoegankelijkheid, webarchivering en e-mailarchivering. Met dit in het achterhoofd gaat de RWS-afdeling Documentair Informatie Management (DIM) een onderzoek uitvoeren om inzicht te krijgen in wat de medewerkers bij RWS al weten over informatiehuishouding en waar ze op dit gebied behoefte aan hebben. Dit onderzoek bestaat uit een enquête gevolgd door verdiepingsinterviews.

Heb je informatie die van pas kan komen bij het RWS onderzoek of heb je hierover vragen? Neem dan gerust contact op met projectleider Lonneke Snijders.