Zorgvuldig omgaan met e-mail

Dagelijks versturen we tientallen e-mails.
Deze e-mails barsten van de overheidsinformatie die belangrijk is.
Zo ook die van jou.
Alle relevante overheidsinformatie moet opgeslagen worden.
Daarvoor sla je al je werk op een centrale plaats op.
Naast deze bestanden sla je ook relevante e-mail op...
in bijvoorbeeld een documentmanagementsysteem.
Op deze manier is e-mail onderdeel van het gehele dossier.
Onze mails worden tien jaar lang bewaard.
En in hoge functies vaak blijvend bij het Nationaal Archief.
Zo zorgen we dat overheidsinformatie altijd is terug te vinden...
bijvoorbeeld bij een Woo-verzoek.
Maar niet alle e-mails moeten opgeslagen worden.
Er zijn drie soorten e-mails die niet in aanmerking komen voor veiligstelling.
Ten eerste: niet-werkgerelateerde e-mails.
Dit zijn bijvoorbeeld privéberichten...
zoals mails over hoe de vakantie van je collega was.
Ten tweede zijn er niet-functionele e-mails.
Denk aan nieuwsbrieven, automatische meldingen...
en uitnodigingen voor bijeenkomsten op persoonlijke titel.
En tot slot: functionele e-mails die bijzondere persoonsgegevens bevatten...
maar al op een veilige plek in de organisatie zijn opgeslagen...
zoals een CV bij de personeelsadministratie.
Alle andere soorten e-mails bevatten dus...
relevante overheidsinformatie die hoort bij het dossier.
Het is dus belangrijk om hier zorgvuldig mee om te gaan...
en te zorgen dat de mail op de juiste plek bewaard wordt.
Maak in je team afspraken over wie welke e-mail opslaat.
Samen zorgen we voor een veilige, georganiseerde informatiehuishouding.
Maak een frisse start en richt je mailbox direct goed in.
Kijk op jouw intranet voor tips over het opslaan van e-mails...
of neem contact op met je informatiebeheerder of functionaris gegevensbescherming.
En ga ook met je collega’s in gesprek over hoe zij het doen.