Zorgvuldig omgaan met overheidsinformatie

We zijn verplicht altijd documenten zorgvuldig op te slaan.
Maar wat is nou eigenlijk de beste manier?
Elk jaar worden er heel veel Woo-verzoeken gedaan.
Maar veel van deze Woo-verzoeken worden te laat beantwoord.
Daarom is een geordende informatiehuishouding belangrijk...
zodat we deze verzoeken sneller kunnen beantwoorden.
Tweederde van de medewerkers vindt...
dat ze de informatie voor anderen al goed opslaan.
Maar slechts een derde vindt dat informatie van anderen makkelijk te vinden is.
Dat moet beter kunnen.
Bij de Rijksoverheid is het belangrijk dat we goed samenwerken en betrouwbaar zijn...
zodat iedereen op ons kan rekenen.
Daarom moet overheidsinformatie niet alleen juist zijn...
maar ook altijd beschikbaar én makkelijk te vinden.
Ga daarom zorgvuldig om met overheidsinformatie.
Daar zorgen we samen voor.
Maar… Informatiehuishouding, daar zijn toch informatiebeheerders voor?
Die zijn er zeker. Maar de uitvoering is aan ons allemaal.
Want we werken allemaal volgens de wet open overheid.
Dat betekent dat in principe vrijwel alle overheidsinformatie waar we aan werken...
openbaar gemaakt wordt.
Openbaar maken van informatie is veel werk als informatie niet goed opgeslagen is.
Als de informatie in het dossier waar jij aan werkt op orde is...
scheelt dat veel tijd en ergernis als op een later moment informatie openbaar gemaakt wordt.
Document Management Systemen helpen je hierbij.
Ze bewaken bijvoorbeeld de bewaartermijnen voor je.
Maar de informatie alleen in het DMS zetten is niet genoeg.
Zorg er ook voor dat het over vijf jaar nog steeds terug te vinden is.
Sla de conceptversies ook op in je DMS.
En zorg dat informatie leesbaar is...
in standaard applicaties te openen is...
en zet bijvoorbeeld de datum in de bestandsnaam.
Plan hiervoor iedere dag 15 min in je agenda om je werk goed op te slaan.
Spreek ook met je collega’s af hoe je samenwerkingsruimtes en netwerkschijven...
netjes en overzichtelijk houdt en dat de juiste informatie in het DMS komt te staan.
Toets daarnaast of jouw documenten voor collega’s makkelijk terug te vinden zijn.
Kijk op je eigen intranet om te zien hoe het bij jouw organisatie geregeld is.
En ga ook met je collega’s in gesprek over hoe zij het doen.